El evento desencadenante (1° parte)

Borrado de dociumentación: El evento desencadenante

Por Carlos Rozen y Martín Elizalde

La pregunta que nuestros clientes se hacen y más en estos días en nuestro país, es cuándo y cómo eliminar la información susceptible de ser considerada como evidencia en un juicio. Para poder dar algunas certezas, otra vez, mancomunadamente los autores, ayudaremos a definir el punto en que borrar documentación deja de ser un procedimiento de descarte de datos inútiles, para convertirse en una actividad delictiva. Y antes de empezar a hacerlo, nuevamente señalamos la importancia de un trabajo en equipo entre los sectores de tecnología, de legales, de compliance, y, de un total conocimiento de los hechos por parte del Directorio: la eventual responsabilidad en que se incurriría sería fácilmente extensible a esos jugadores.

El hecho que separa un borrado “inocente”, cuyo objetivo es eliminar una sobreabundancia o duplicación de data electrónica y un intento consciente de deshacerse o hacer inalcanzable información electrónica antes que un juez la requiera, se llama “evento desencadenante”, suena a diagnóstico médico temible; y no lo es. Un evento desencadenante es un indicador de la probabilidad de un conflicto, litigio o una investigación regulatoria.

Como casi poéticamente lo describe un autor: (que no es poeta) “considérese (al evento desencadenante) un momento crucial, cuando los vientos de los procedimientos legales empiezan a soplar, lo que indica la necesidad de afianzar las medidas de seguridad y salvaguardar la Información Almacenada Electrónicamente (ESI)”5. Más prosaicamente, a partir de su ocurrencia no se puede negar el conocimiento de esa probabilidad.
En términos de seguros, vendría a ser como el siniestro.

Una vez que se conoce, hay que tomar una medida, en ese caso denunciarlo a la aseguradora, acá preservar la documentación. El deber de preservar los datos luego de reconocido el evento desencadenante es crítico. Si una parte no reconoce un evento desencadenante y no implementa medidas de preservación con la suficiente rapidez, se pueden perder o destruir pruebas documentales.

En realidad, es un deber doblemente conveniente: si el cliente es condenado, al menos no lo será por obstrucción y si no lo es, la evidencia en su favor lo va a ayudar - una cosa es que el cliente pierda un juicio y otra que sus integrantes sean condenados a título personal.
Así que, a tomar nota