Mejora continua: pequeños pasos para llegar lejos
En este contexto donde vemos que día a día nacen y fracasan, casi con la misma velocidad startups y empresas de todo tipo de industrias, resulta crítico revisar la importancia de incorporar la mejora continua a los procesos de trabajo, para mantenerse en el mercado y ser mejores cada día.
Esto es importante realizarlo a través de la optimización de la estructura de costos, la maximización de la calidad del servicio o producto al cliente, la eficiencia de los procesos, la mejora en la seguridad, el uso de los recursos naturales y el cumplimiento de los tiempos de entrega, asegurando la correcta gestión de la cadena de suministros.
El concepto empresarial actual de mejora continua surge de la filosofía japonesa Kaizen junto con la incorporación del Ciclo de Deming (más conocido como PDCA: Plan, Do, Check, Act) a las rutinas de mejora de calidad utilizadas en el Japón de posguerra.
El método de producción Toyota (Toyota Production System), principal exponente de la mejora continua, se articulaba en un contexto donde solo se debía producir lo demandado por el mercado ante la crisis de la época, por lo que se basaron en la optimización de sus procesos mediante el control del flujo de producción y la eliminación de los desperdicios que no generaban valor agregado al cliente.
Sin embargo, y aunque hayamos escuchado el concepto de mejora continua millones de veces, en algunas ocasiones cuesta incorporarlo al contexto laboral. Debemos tener presente que la mejora continua, de hecho, tiene su origen en el desarrollo personal, lo cual podría ayudarnos a entenderla y aplicarla mejor.
La filosofía Kaizen se basa en los significados de los vocablos kai, que significa “cambio”, y zen, que expresa “para algo mejor”. En esencia, busca que nos preguntemos: ¿qué he hecho hoy para mejorar mi vida? Esta sería una pregunta que podemos aplicar a cualquier contexto, familiar, académico, laboral o incluso para mejorar nuestro estado de salud, y que nos permite visualizar que lo que hago hoy, importa, así sea pequeño.
Un hecho muy ilustrador y que refleja la potencia de incorporar la mejora continua, es hacer hoy solo un 1% más sobre lo que se hizo ayer, diariamente y de forma permanente, lo que se conoce como el poder del 1%. Este número al principio parece poco, pero tiene un efecto exponencial muy interesante.
A modo de ejemplo: si el 1° de enero decido que este año voy a correr al menos 3 kilómetros todos los días, pero pasan los meses y no conseguí nada, el poder del 1% me permite conocer dónde me encuentro, para realizar una medición de lo que puedo hacer, que en mi caso sería correr 100 metros. Implementando esta estrategia, mañana voy a correr 101 metros, y si bien al principio parecerá poco, esto me habrá permitido correr en seis meses casi 600 metros, y a fin de año, más de 3.500. El poder de este método se encuentra en mejorar un poco cada día, consiguiendo logros exponenciales.
Es importante fijarnos objetivos y definir una estrategia que nos permita alcanzarlos, estableciendo métricas para hacer un seguimiento a nuestro progreso. Sin embargo, también puede simplemente mejorar de forma continua sobre lo realizado. Estamos acostumbrados a trabajar mediante estrictos planes de trabajo con vencimientos definidos, con objetivos a largo plazo e hitos establecidos, lo cual en esencia no es un problema. No obstante, cuando no vemos los resultados, porque dejamos tareas para último momento o porque un factor externo provocó un desvío, caemos en lo que se conoce como “efecto rebote” y debemos replanificar nuestro plan de trabajo, incluso desde cero. La filosofía Kaizen impulsa la importancia de dar pequeños pasos, de hacer algo hoy mejor que ayer, de conseguir simplemente un 1% más: mejorar un poco cada día.
En el ámbito empresarial es importante establecer rutinas de trabajo tanto en los procesos productivos como en los no productivos; establecer hábitos en todos los colaborades que lleven a preguntarse ¿qué he hecho hoy para mejorar mi trabajo?, cualquiera sea el área y rol en el que se encuentren.
Crear nuevos hábitos requiere un trabajo permanente, de todos los días, hasta lograr que se conviertan en parte de la cultura de trabajo. Capacitar a los colaboradores, destacando la importancia de las mejoras pequeñas e incrementales, impulsar ambientes colaborativos, fomentar la innovación y adoptar un enfoque metodológico que se adapte a cada organización, son aspectos a tener en cuenta para construir una cultura de la mejora continua. A su vez, esta puede incluso ser fortalecida a través de la gestión visual en espacios comunes, mediante el uso de tableros que permitan representar el desempeño del equipo.
Es importante no desechar todo lo construido, pero sí es necesario en ocasiones, cambiar la estrategia, enfocarnos en los pequeños pasos que podemos dar hoy, siempre teniendo claro cuál es el objetivo y con qué métricas vamos a dar seguimiento a las mejoras realizadas, para poder afirmar, hoy hice esto mejor que ayer y caminar sobre un sendero firme sobre el cual prime la acción y la determinación.