Gestión del cambio en Proyectos con Metodología Agile

Las metodologías ágiles son aquellas que permiten adaptar la forma de trabajo a las condiciones del proyecto, consiguiendo flexibilidad e inmediatez en la respuesta para amoldar el proyecto y su desarrollo a las circunstancias específicas del entorno. Sin duda las empresas que apuestan por esta metodología consiguen gestionar sus proyectos de forma flexible, autónoma y eficaz reduciendo costos e incrementando su productividad. Logrando un impacto positivo en la autogestión y liderazgo de las personas.

Contactamos a Karina Schönfeld, una de las referentes de Gestión del Cambio en YPF, para que nos cuente en primera persona cómo es la experiencia y qué valor puede aportar Gestión del Cambio en los proyectos agile:

 

Maca Larreguy (ML): Karina, vos tenés más de 10 años de experiencia en gestión de proyectos. Trabajaste con proyectos en donde no intervenía Gestión del Cambio y proyectos en los que sí. Si tuvieras que decirme en pocas palabras cuál fue la diferencia principal entre uno y otro, ¿qué me dirías?

Karina Schönfeld (KS): La diferencia principal ha sido el cambio de enfoque para la etapa de implementación de los proyectos: en lugar de diseñar la transmisión desde lo que el proyecto produce y transforma hacia los grupos de interés, lo hacemos desde la experiencia de uso e internalización de quienes serán impactados por el cambio. Aquí es diferencial la construcción de la visión del cambio y los mensajes clave. Por otro lado, viene siendo también un aporte significativo en los equipos de proyecto, que van aprendiendo a medida que éstos maduran y facilita sustancialmente la interacción y resolución de las distintas situaciones que se presentan.

 

ML: ¿Qué valor aporta change específicamente en la metodología Agile?

KS: En nuestra compañía, nuestros referentes de change hoy guían y velan por el cumplimiento de la Metodología de Gestión del Cambio para proyectos, que reúnen todas las herramientas y técnicas para garantizar que los esfuerzos realizados durante el proyecto se materialicen en las nuevas experiencias de los usuarios. Change tiene el expertise para anticipar, sugerir y proveer el método apropiado para abordar la situación específica que se resuelve por estas técnicas.

 

ML: ¿Cuál es el rol de change dentro de la célula y cómo se mueve dentro de la misma, qué competencias requiere?

KS: Para preparar las implementaciones, ponemos a funcionar una célula específica que conjuga: procesos de proyecto + comunicación + formación. Dentro de la célula, change aporta el enfoque de usuario y construye los materiales que facilitan el proceso de adopción del cambio (instructivos, videos, presentaciones, encuestas, diseño de entrevistas, entre muchas otras). Debido a esto, las competencias principales involucran: empatía, habilidades de comunicación, habilidades de diseño, manejo experto de herramientas y aplicaciones y un conocimiento exhaustivo de la metodología de gestión del cambio de YPF.

 

ML: ¿Cómo trasladaron la metodología Agile a la virtualidad?

KS: Para la interacción de las células de proyecto, principalmente montamos la gestión sobre el uso de las herramientas colaborativas, en una combinación de Teams, Planner, SHP on line, Forms y todo lo que la suite nos pone a disposición, e hicimos de ello una estandarización para todos los proyectos. Disponer de estas herramientas ha neutralizado la brecha entre lo presencial y virtual, a nivel técnico.

 

ML: Contanos: ¿qué acción (acción concreta) recordás de change que haya sido significativa y por qué?

KS: Mencionaba antes lo diferencial de la construcción de la visión del cambio y los mensajes clave en change. La transformación de la red de estaciones hacia experiencias digitales inició con un proyecto específico para cambiar la plataforma tecnológica (corazón de la operación) como requerimiento indispensable. En ese momento, se trabajó la visión del cambio hacia los dueños/operadores de las estaciones y se construyó un mensaje clave que conectaba con un aspecto emocional: entenderlo como un “trasplante de corazón” y la imagen del proyecto se identificó con este mensaje. La experiencia en change de este proyecto aportó a la construcción de la metodología que luego se estandarizó como modelo para la compañía.