La automatización robótica de procesos (RPA) ofrece múltiples beneficios para una organización y es una de las tecnologías más relevantes que caracterizan a la transformación digital que experimentan las compañías. El éxito de su implementación depende, no sólo de un relevamiento de los procesos impactados o de una programación y parametrización exitosa, sino también del compromiso y alineación estratégica de los cuadros de liderazgo.
RPA es una tecnología disruptiva de bajo esfuerzo de programación por ser del tipo “low code”, es decir, de poco esfuerzo para definir código de software. Con RPA los usuarios crean aplicaciones “bots”, que pueden ejecutar procesos de negocios e interactuar con otras aplicaciones o sistemas de la misma forma que lo hacen las personas. La diferencia radica en que pueden operar las 24 horas sin interrupciones, con mayor rapidez promedio que las personas y con un fiabilidad y precisión inmensamente mayor.
Las tecnologías de este tipo tienen una elevada utilidad en los siguientes casos: tareas rutinarias, de grandes volúmenes, con un elevado número de horas humanas involucradas, tareas con posibilidad de errores, omisiones e irregularidades, o cuando todo ello sucede a la vez.
La automatización de procesos tiene un efecto incremental positivo en las operaciones y en los resultados del negocio, es decir, eleva la competitividad de las organizaciones. Por lo tanto, ofrece beneficios mensurables: reducción de costos, mayor precisión, velocidad y agrega valor a medida que cobra impulso y se extiende por toda la firma.
Dicho esto, frecuentemente tiene un impacto positivo en la satisfacción del cliente y facilita la obtención de ventajas competitivas, permitiendo que los colaboradores se dediquen a agregar valor, encontrando soluciones a problemas, realizando análisis y mejorando los procesos.
La determinación de implementar aplicaciones basadas en RPA, se encuentra estrechamente relacionada con el enfoque que tiene la Organización hacia la transformación digital.
Al comenzar el proceso, es recomendable indagar de forma exhaustiva (interna y externamente) con el fin de delinear una Visión de la organización para el antes, durante y después de la transformación digital.
Un factor que contribuye al éxito en este tipo de implementaciones es considerar que los colaboradores son el eje de los planes. Es necesario involucrar a los integrantes de diferentes áreas y hacer partícipe fundamental a Capital Humano desde el comienzo. Ellos serán los mejores agentes de cambio para el abordaje de este tipo de transformación.
Existen proyectos de automatización fallidos, estancados y exitosos. Pero hay algo en común en la mayoría de los procesos de transformación exitosos: la existencia de un liderazgo claro, con metas, objetivos, medidas de éxito y mecanismos para medir estos logros.
Esto contrasta frecuentemente con la realidad de muchas organizaciones en las que la automatización es impulsada por algún grupo de mejora continua, que no es realmente responsable de la operación que se está transformando, y considera a la automatización como “una tarea más” de las que hacen en su día a día.
Resulta necesario que exista conciencia y alineación estratégica en el liderazgo; una declaración explícita de intención estratégica, un respaldo específico por parte de la empresa y la visibilidad de su progreso hacia la creación de valor.
Cuando los líderes están alineados y tienen dimensión de los posibles impactos, los equipos bajo su mando trabajan juntos para encontrar los procesos correctos a transformar. Obviamente, es fundamental que la infraestructura a su alrededor esté alineada para respaldar la iniciativa. Parte de una adecuada estrategia implica involucrar a las áreas tecnológicas que asumen el rol de desarrollo, implementación y soporte, así como al área de Auditoría Interna, para forjar una asociación sólida desde el inicio entre estas partes interesadas.
Quizás el desafío más grande en cualquier transformación basada en la automatización es garantizar la alineación estratégica en toda la empresa.
Si una organización ha tomado la decisión de sumergirse en una transformación basada en la automatización de procesos, se espera que el jefe de Contabilidad, de Capital Humano, etc., abran sus puertas para dar el apoyo necesario que permita transformar su operación.
Este es el trabajo de alineación de liderazgo en su nivel más alto.
Como ejemplo, es una “mejor práctica” que los líderes de la automatización inviten a otros a encontrar todas las ineficiencias, los procesos propensos a errores y ayuden a identificar el manejo de excepciones, para luego exponer los resultados públicamente y que otros los vean.
El área de Capital Humano impulsa el fortalecimiento de la nueva cultura de Liderazgo.
El Liderazgo del cambio no está acotado a una posición, sino que es una habilidad que debe instalarse en forma transversal en todos los colaboradores de la organización.
Algunas características de los Lideres del cambio son:
- Adaptación constante
- Entusiasmo y fuente de inspiración para otros.
- Comunicación clara y asertiva de la Visión del cambio.
- Curiosidad, adopción temprana del cambio.
- Apertura ante colaboradores con diferentes estilos y distintas circunstancias.
- Generación de aprendizaje, aceptando el error como parte del proceso.
- Desarrollo de relaciones de confianza, fomentando el respeto mutuo y la empatía.
- Habilidad para la resolución de conflictos y generación de soluciones innovadoras.
- Colaboración y compromiso; generación de “engagement”: las comunidades colaborativas obtienen mejores resultados que los individuos solos.
¿Cómo liderar y acompañar el cambio?
Para que la implementación de un programa de automatización sea exitosa, es necesario que la Organización posea una alineación estratégica y comprometida con la transformación digital, tanto en el alto liderazgo como en cada uno de los agentes que conforman la Red de Cambio.
De esta manera la empresa puede abordar de forma efectiva todos los puntos de estancamiento y de bloqueo graves, con el fin de generar un entorno de automatización exitoso.